Sai qual’è la relazione tra “smart working” e “organizzazione aziendale”?
Le aziende italiane sono molto indietro nell’utilizzo degli strumenti di gestione “moderni”. Strumenti informatici, ma anche e soprattutto “manageriali”.
Quelli minimi.
Nei primi giorni della crisi del “COVID 19” quelle poche aziende rimaste aperte si sono trovate di colpo ad avere i collaboratori obbligati a lavorare da casa con il computer in “smart working”.
E’ stata e rimane una sfida enorme.
Al di là della situazione pratica come la gestione dei figli, dell’accesso agli strumenti di lavoro, alle cartelle di lavoro, ai sofware gestionali…
La sfida è sostanzialmente al 100% relativa alla cultura e all’organizzazione aziendale.
Il lavoro è stato fino ad adesso “un luogo” fisico nel quale stare.
Non (come è realmente) qualcosa che si fa, una serie di attività, responsabilità e obiettivi attribuiti alle persone.
Nella cultura necessaria allo smart working “WORK IS NOT A PLACE”.
Fino a ieri il pensiero dominante è che “chi sta a casa non fa nulla”, o “devo controllare il lavoro perchè non mi fido” e cose di questio tipo.
Come se i collaboratori non fossero abbastanza responsabili.
Ma la realtà spesso è il contrario.
Gli studi internazionali mettono in evidenza che i collaboratori “pelandroni” cazzeggiano molto meglio in ufficio.
I collaboratori efficienti in smart working lavorano meglio e con risultati superiori (questa è una generalizzazione ovviamente).
Perchè risulta così difficile lavorare a distanza, senza un orario fisso?
La ragione principale è la cultura e l’organizzazione aziendale.
Sospendiamo il discorso “culturale” e concentriamoci sugli elementi base dell’ organizzazione aziendale
Ora ti faccio delle domande, alle quali puoi rispondere per te.
I processi e le procedure aziendali sono ben definiti, scritti e condivisi tra i collaboratori?
La struttura aziendale, l’organigramma, le responsabilità dei team e degli ufficil sono ben definiti, scritti e condivisi con TUTTI i collaboratori?
La job description di ogni ruolo aziendale e quindi di ogni collaboratore è ben definito, scritto, condiviso con il collaboratore e aggiornato ogni 6 o 12 mesi?
All’interno della job description sono ben definite le attività di ruoutine giornaliere, settimanali e mensili, gli obiettivi, le responsabilità e i requisiti?
Se la risposta ad una sola di queste domande è no…
Il problema non è certo “il lavorare da casa”, lo “smart working” in sè stesso.
il vero problema è che l’azienda NON è adeguatamente organizzata.
le persone non hanno ben chiaro cosa devono fare e come.
Finchè sono in ufficio si barcamenano con le relazioni informali.
Nella relazione a distanza si trovano senza sufficiente autonomia, perchè attività, responsabilità, obiettivi delle singole persone NON sono adeguatamente gestiti.
Al di là degli strumenti “tecnici”, dei sofware e dei gestionali…
Il vero problema è che la maggioranza delle aziende non è sufficientemente organizzata.
I collaboratori non sono autonomi non tanto / non solo per loro “colpa”. Ma soprattutto per carenza di chiarezza e formalizzazione delle loro attività, responsabilità, obiettivi.
Questo periodo di “ferma” potrebbe anche essere un momento di riflessione e di definizione e formalizzazione dell’organizzazione aziendale.
Il primo principio di organizzazione aziendale è che: “Quello che non è scritto e condiviso NON esiste”.
Un’altro dei principi è che: “Un collaboratore dovrebbe essere in grado di fare almeno l’80% del suo lavoro semplicemente attenendosi all’esecuzione delle procedure (formalizzate in documenti scritti o in video tutorial o altro).
