Come lavorare a distanza? Qualche strumento base.

Come lavorare a distanza? Qualche strumento base.

Lavorare a distanza, dal “salotto di casa”, è diventato una necessità in Italia… di colpo. 

L’Italia è stata purtroppo molto indietro nell’adozione degli strumenti di lavoro digitali. Per questioni culturali innanzitutto. Per pregiudizio. Per tante ragioni che ora non è rilevante analizzare.

Sta di fatto che le persone NON sono abituate a lavorare a distanza.

E le aziende NON sono pronte come infrastruttura IT e dotazioni informatiche.

Personalmente ho difficoltà anche solo ad immaginare di NON lavorare a distanza.

Nel lontano 2003 gestivo un ufficio di import export quasi completamente a distanza, con strumenti quasi gratuiti. Da 3 anni lavoro in “Smart working” per banche multinazionali.

Da sempre seguo i miei clienti privati quasi esclusivamente in remoto.

Il 90% del mio lavoro lo svolgo già come se lavorassi in remoto, anche quando sono in ufficio fisicamente.

Nel momento in cui scrivo sto iniziando la QUARTA settimana consecutiva di lavoro a distanza da casa, senza rallentamenti (tranne quanto necessario per seguire mia figlia di 21 mesi che scorrazza per la casa…  )

Il lavoro a distanza, soprattutto in team, richiede un cambio di cultura e di abitudini notevole…

Ma come prima cosa è necessario avere tecnicamente la possibilità di lavorare in remoto.

Quindi da dove cominciare? 

Elenco qui una serie di strumenti base per il lavoro in remoto accessibili a tutti gratuitamente o a basso costo. 

Spero che tu conosca e che tu stia utilizzando già alcuni di essi.

Strumenti che ho testato direttamente e che consiglio:

  1. Dropbox: condivisione documenti con chi vuoi tu. Molto facile da utilizzare su tutti dispositivi. E’ diventato “lo standard di mercato”. Servizi similari: iCloud di Apple, OneDrive di Microsoft, GDrive di Google. Il vantaggio di dropbox è che può essere utilizzato autonomamente mentre i similari citati sono parte di servizi a pacchetto. 
  2. Skype, Zoom e Hangouts: al posto del telefono. Skype è da molti anni lo strumento più conosciuto ed utilizzato per le videochiamate. E’ poco affidabile quando si è in diverse persone. Zoom e Hangouts sono più stabili e hanno funzionalità aggiuntive, come la possibilità di registrare le chiamate e gestire meglio le riunioni. 
  3. Trello: gestione progetti. Trello permette di gestire delle semplici “lavagne” visuali con gli stati di avanzamento dei progetti, assegnando e monitorando azioni a team diversi… molto utile e accessibile da tutti i dispositivi. 
  4. Pacchetto Office: la “classica” soluzione di office automation, integrata con Skype (che è stata comprata anni fa da Microsoft). Comprende i classici Word, Power Point, Excel, Access (database semplici), Outlook, Skype, Notes (appunti), salvataggio automatico in OneDrive con 1 Tera di spazio, il nuovo “teams” per la gestione delle attività di team. Costa circa 10 euro al mese ad utente. Per adesso sto utilizzando questi strumenti sia nel mio lavoro in multinazionale che nella mia attività in proprio. Nei prossimi mesi potrei passare a GSuite per la mia attività in proprio. 
  5. GSuite:è il pacchetto più completo al momento, con un costo tra i 5 e i 10 euro al mese ad utente. Comprende in unica soluzione quasi tutti gli strumenti necessari per le necessità di base. 
    • E-mail con dominio aziendale: è quindi superfluo appoggiarsi ad un altro provider
    • possibilità di lavorare contemporaneamente con più utenti sugli stessi files (fogli di lavoro come excel, presentazioni come con Power point e testi come word)
    • archiviare nei folder condivisi di Gdrive 
    • gestione calendario 
    • realizzazione sondaggi, siti e altri strumenti 
    • comunicazione a distanza con Google Hangouts (è simile a Skype, ma più affidabile quando si è in tanti connessi 

Strumenti che conosco ma che NON ho testato in prima persona :

  • Slack: gestione lavoro di teamtramite app su tutti i dispositivi. Me ne parlano tutti un gran bene. 
  • Toggl: time tracking, ovvero monitoraggio dell’utilizzo del tempo da parte dei collaboratori 
  • Todoist: gestione dei “task”, delle azioni e dei progetti 

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